ماذا تقصد بإدارة المكتب العقاري
عبارة «برنامج إدارة مكاتب عقارية» تجمع حاجتين مختلفتين. الأولى إدارة المبيعات: العروض والعملاء والمعاينات والصفقات. والثانية إدارة الأملاك: المباني والوحدات والمستأجرون والصيانة وتحصيل الإيجار. إيفا كور منصة مبيعات في الأصل، وفيه جانب إدارة أملاك اسمه «العناية بالعقار» متاح عند الطلب. اعرف حاجتك قبل المقارنة، لأن أغلب النتائج التي ستجدها في البحث برامج إدارة أملاك.
وإن كان مكتبك يبيع ويؤجر معاً ويدير بعض المباني لملاك، فلا تحتاج إلى نظامين منفصلين بالضرورة، لكن لا تشترِ جزءاً لم يُفعّل بعد. ابدأ بما يحل مشكلتك الأكبر اليوم، وتأكد من حالة كل جزء: متاح أم عند الطلب.
يوم المكتب: من العرض إلى العمولة
| الخطوة | ما يحدث | الحالة في إيفا كور |
|---|---|---|
| عروض العقارات | إضافة العقار أو استيراده من عقار مع الصور ورقم الترخيص | متاح |
| استفسارات العملاء | عقار وبيوت وواتساب وإنستقرام وتيك توك في مسار واحد، وإيفا ترد | متاح |
| المعاينات | تقويم وتوفر الوكيل وصفحة حجز وتذكير قبل الزيارة | متاح |
| الصفقات | ملف صفقة ولوحة صفقات ومستندات وحزمة تمويل | متاح |
| العمولات والرواتب | قواعد عمولة وتقسيم واعتماد وتسجيل سداد وملف رواتب للتصدير | عند الطلب |
| العناية بالعقار | طلبات المقيمين والفنيين وأوامر العمل | عند الطلب |
العروض والاستفسارات
يبدأ اليوم بالعروض. يضيف المكتب العقار يدوياً أو يستورده من رابط عقار، فيُحفظ مع الصور ورقم الترخيص إن وُجد. ثم تصل الاستفسارات من مصادرها، وتدخل في مسار واحد مع ملف لكل عميل. تردّ إيفا خلال ثوانٍ من بيانات المكتب نفسها بلهجة سعودية، وتحفظ ما يريده العميل من منطقة وميزانية وغرض. انظر نظام CRM عقاري لتفاصيل المسار، وصفحة المنتج لقائمة الإمكانات.
المعاينات والصفقات
يحجز العميل معاينة في تقويم الوكيل عبر صفحة حجز عامة، ويصله تذكير قبل الزيارة ويسأل النظام الوكيل بعدها عن الحضور. وعند الاتفاق يُفتح ملف صفقة بمراحله وتواريخه المتوقعة وتنبيهات التعثر. ويمكن تجهيز حزمة تمويل للبنك بموافقة العميل. اقرأ ملف الصفقة والتمويل البنكي.
العمولات: الحزمة المكتبية عند الطلب
تقسيم العمولة بين الوكلاء مهم لأي مكتب. الإسناد بين وكلاء المكتب متاح اليوم بتقسيم 60/40 افتراضياً. أما قواعد العمولة وتقسيمها واعتمادها وتسجيل السداد وملف الرواتب وملفات الموظفين والإجازات فهي في حزمة المكتب، وهي متاحة عند الطلب. كذلك الفوترة الإلكترونية وفق ZATCA متاحة عند الطلب وتتبع جاهزية البائع والمزوّد. لا نعد بما لم يُفعّل لمكتبك.
العناية بالعقار: ماذا تعني وما حدودها
إن كان مكتبك يدير مباني وسكاناً، فـالعناية بالعقار تتيح مكتب خدمة لطلبات المقيمين ومحفظة مبانٍ ووحدات، وتعيين فني أو مقاول ومهلة رد وحالات حتى يؤكد المقيم. هي متاحة عند الطلب، واسمها الحالي في الواجهة «إدارة الأملاك». لا تتوقع منها نظام إيجارات متكاملاً: لا يوجد ربط مع إيجار، ولا بوابة دفع خاصة بنا.
Solo أم Agency
الاختيار حسب عدد من يعمل في النظام. Solo يناسب الوسيط الفرد. Agency يناسب مكتباً بفريق، ويمكن إضافة مستخدمين. الأسعار والباقات تظهر داخل التطبيق بعد التسجيل المجاني. القيد بين الخطط هو عدد محادثات الذكاء الاصطناعي لا عدد العملاء. وأي موديول عند الطلب يُتفق عليه مع المكتب قبل تفعيله. التفاصيل في صفحتي Solo وAgency.
الفريق والصلاحيات في المكتب
مكتب فيه أكثر من موظف يحتاج أن يعرف كل واحد ما يخصه فقط. يدعم إيفا كور أدواراً مثل المالك والمدير والتسويق والمدقق والمالية ومركز الاتصال، ويحدد الوصول بحسب المكتب والفريق والموظف، ويحفظ سجل تدقيق للإجراءات. ويرى المالك عروضه وعدد المعاينات وحالة الصفقات دون اسم المشتري. وتغطي لوحة الوكيل الصفقات والعمولة المتوقعة وطلبات الإسناد. هذه الأدوات متاحة اليوم ولا تحتاج حزمة إضافية.
كيف تبدأ وتقيّم
- اكتب يوم مكتبك الحالي: من يضيف العروض ومن يرد ومن يعاين ومن يحاسب.
- حدد ما تحتاجه اليوم من المبيعات وما يحتاجه المكتب لاحقاً من عمولات أو أملاك.
- اطلب تجربة بسيناريوهات من مكتبك، مثل عميل واحد من الاستفسار إلى الصفقة.
- راجع الصلاحيات: من يرى عملاء من، وهل يُخفى ما هو خارج نطاق الموظف.
- اختر الخطة الأقل، وأضف ما يلزم عند الطلب.
قبل أن تبدأ
- لا يوجد ربط مع إيجار ولا نفاذ ولا السجل العقاري.
- حزمة المكتب (العمولات والرواتب والموظفون) والعناية بالعقار والفوترة الإلكترونية متاحة عند الطلب وليست مفعلة افتراضياً.
- لا يوجد تطبيق أصلي للجوال، ولا بوابة دفع خاصة بنا.
أسئلة شائعة
- هل هذا برنامج إدارة أملاك وتحصيل إيجارات؟
أساسه المبيعات. جانب إدارة الأملاك (العناية بالعقار) متاح عند الطلب، ويغطي طلبات المقيمين والصيانة والفنيين. لا يوجد ربط مع إيجار.
- هل أحسب العمولات داخل النظام؟
الإسناد بين وكلاء المكتب بتقسيم 60/40 افتراضياً متاح اليوم. قواعد العمولة والاعتماد وتسجيل السداد ضمن حزمة المكتب عند الطلب. راجع حزمة المكتب.
- أي خطة تناسب مكتباً من ثلاثة وكلاء؟
Agency مصممة للمكاتب ذات الفريق، مع إمكانية إضافة مستخدم بسعر محدد. راجع الأسعار لعدد المستخدمين المشمولين.
- هل يعمل على الجوال؟
نعم، بواجهات ويب متجاوبة وروابط عملية للعميل والموظف والفني، وليس تطبيقاً أصلياً.
- هل أستطيع نقل عملائي الحاليين إلى النظام؟
نعم، يدعم النظام استيراد ملفات CSV وتحليل الأعمدة ودمج التكرار وتصدير السجلات. ابدأ بملف صغير للتجربة، وراجع النتيجة قبل نقل البقية.
- هل أحتاج إلى تفعيل الموديولات التي عند الطلب من البداية؟
لا. ابدأ بالمبيعات، وأضف حزمة المكتب أو العناية بالعقار حين تحتاج إليها. كل موديول عند الطلب يُفعَّل لمكتبك بعد الاتفاق عليه.