لماذا يضيع الوقت بين الحجز والإفراغ
بين اتفاق العميل على عقار وإفراغه تمر أيام أو أسابيع من الأوراق والتقييم والتمويل والمراجعات. تتفرق هذه الخطوات عادة بين محادثات وبريد وملفات على أجهزة الموظفين، فلا يعرف المدير أين تقف الصفقة ولا من ينتظر من. وإذا غاب الوسيط المسؤول ضاعت الصورة.
ملف الصفقة يجمع هذه الخطوات في مكان واحد لكل عملية شراء، ويجعل التمويل البنكي جزءاً من الملف نفسه بدل أن يكون حزمة أوراق ترسل على واتساب.
ما الذي يحتويه ملف الصفقة
- ملف نشط واحد لكل عملية شراء، فلا تتكرر الملفات للعميل نفسه والعقار نفسه.
- المرحلة الحالية وصاحب الملف والوسيط المسؤول.
- لقطة محفوظة للعقار بموقعه ومساحاته وصكه والسعر المتفق عليه والتقييم والأطراف، فلا يضيع ما اتُّفق عليه إن تغير الإعلان لاحقاً.
- المستندات المرتبطة بالصفقة، مع صلاحيات تخفي الملفات خارج نطاق الموظف.
- المواعيد المتوقعة للموافقة والتقييم ونقل الملكية والتسليم، مع سجل بتغييراتها.
- تحديثات مرحلية اختيارية للعميل عبر واتساب، بحسب سياسة المكتب وقالب معتمد.
المراحل والتنبيهات
يتحرك الملف بين مراحل يراها الفريق كله. لكل مرحلة صاحب ملف ووسيط مسؤول، ولا يعني تغيير المرحلة أن العملية انتهت من الجهة الأخرى.
إذا بقي ملف طويلاً في مرحلة أو عند صاحب ملف أو في انتظار تمويل، ينبّه النظام المسؤول داخل التطبيق. هذه تنبيهات تعثر تساعد المدير على سؤال: لماذا توقف هذا الملف؟ قبل أن يشتكي العميل.
حزمة التمويل: من المستندات إلى ملف PDF
- يختار الوسيط المستندات المناسبة للتمويل من ملف الصفقة.
- ينشئ النظام حزمة تمويل بنسخة مرقّمة وملف PDF يضم بيانات العميل والعقار وبصمات المستندات.
- يحدد الوسيط بنكاً أو أكثر، وموظفاً معيناً في كل بنك.
- يمنح العميل موافقة موثقة خاصة بالبنك والموظف والنسخة والغرض، ويستطيع سحبها.
- يصل الموظف المسمّى إلى الحزمة برابط محدود المدة مع سجل دخول.
- يسجّل البنك مراجعته أو طلب معلومات أو الرفض أو الموافقة أو العرض في الملف.
موافقة العميل لكل بنك
إرسال أوراق عميل إلى بنك يحتاج موافقة محددة. في إيفا كور الموافقة موثقة وخاصة بالبنك وموظفه ونسخة الحزمة والغرض، ولا تُعمَّم على بنوك أخرى. إذا أراد المكتب إرسال الحزمة إلى ثلاثة بنوك فلكل بنك موافقته. ويستطيع العميل سحب موافقته، فيتوقف الوصول.
هذا يقلل مخاطر تداول أوراق حساسة في رسائل غير منظمة، ويترك أثراً يمكن الرجوع إليه. للمزيد عن حماية البيانات انظر صفحة الأمان.
بوابة موظف البنك المجانية
- بوابة مجانية لموظف البنك، لا يدفع البنك للوصول.
- لا يرى الموظف إلا الملفات المرسلة إلى بنكه والتي وافق عليها العميل.
- رابط محدود المدة للموظف المسمّى، مع سجل دخول يعرضه المكتب.
- يسجل الموظف رده في الملف بدل الرد في محادثة جانبية.
ما هو متاح عند الطلب
| الميزة | الحالة | ملاحظة |
|---|---|---|
| تقدير القدرة الشرائية | متاح عند الطلب | تقدير يرشد العميل، وليس موافقة |
| طلب التمويل المرتبط بالعميل | متاح عند الطلب | مستندات ومرحلة وسجل، وليس ملف إغلاق قانوني |
| مقارنة العروض | متاح عند الطلب | تساعد على فهم الفروق بين العروض |
| التوقيع والصرف | متاح عند الطلب | يسجله شخص مخوّل ولا ينفذه النظام |
مثال افتراضي على أسبوع في ملف
مثال افتراضي: حجز عميل شقة، فيُفتح ملف باسمه ويُحفظ وصف الشقة. يضيف الوسيط المستندات ويُنشئ حزمة تمويل ويرسلها إلى بنكين بموافقة منفصلة لكل منهما. يرد الأول بطلب معلومات إضافية ويسجله الموظف في الملف، فيظهر للمدير أن الملف ينتظر العميل. ولو بقي الملف بلا حركة مدة طويلة لوصل تنبيه تعثر إلى الوسيط المسؤول.
لا تغني هذه الصورة عن قرار البنك، لكنها تجعل كل من في المكتب يرى الحالة نفسها دون أن يسأل زميله في المحادثات.
ما ليس موافقة
ملف الصفقة وحزمة التمويل ينظمان الأوراق والموافقات والردود. لا يقرران من يحصل على تمويل. قرار الائتمان للبنك دائماً، وتقدير القدرة الشرائية تقدير وليس قبولاً. إيفا كور لا تنفذ التوقيع ولا الصرف، وإنما يسجلهما شخص مخوّل متى فُعّلت الميزة عند الطلب.
لفحص مبدئي قبل الدخول في ملف كامل راجع التمويل المبدئي. وإن كنت مطوراً فراجع نظام مبيعات المطور، وللصورة العامة نظام CRM العقاري.
قبل أن تبدأ
- قرار الائتمان للبنك دائماً؛ لا يعد النظام العميل بتمويل ولا يضمنه.
- تقدير القدرة الشرائية وطلب التمويل ومقارنة العروض والتوقيع والصرف متاحة عند الطلب.
- التوقيع والصرف يُسجَّلان ولا يُنفَّذان من النظام.
- ملف الصفقة ليس ملف إغلاق قانونياً ولا بديلاً عن كاتب العدل أو الجهات الرسمية.
أسئلة شائعة
- هل يمكن إرسال الملف إلى أكثر من بنك؟
نعم. يمكن إرسال حزمة التمويل إلى بنك أو أكثر، ولكل بنك موافقة موثقة من العميل خاصة بالبنك والموظف والنسخة والغرض.
- هل تدفع البنوك مقابل البوابة؟
لا. بوابة موظف البنك مجانية، ولا يرى الموظف إلا الملفات المرسلة إلى بنكه.
- هل يعني تسجيل رد البنك أن النظام وافق على التمويل؟
لا. النظام يسجل ما يرد من البنك، من مراجعة أو طلب معلومات أو رفض أو موافقة أو عرض. القرار قرار البنك.
- هل يقدّر النظام قدرة العميل الشرائية؟
تقدير القدرة الشرائية متاح عند الطلب، وهو تقدير يرشد العميل وليس موافقة. راجع التمويل المبدئي.
- هل يستطيع العميل سحب موافقته؟
نعم. الموافقة خاصة بالبنك والموظف والنسخة والغرض، ويستطيع العميل سحبها.
- هل ينفذ النظام التوقيع أو الصرف؟
لا. التوقيع والصرف متاحان عند الطلب كتسجيل يقوم به شخص مخوّل، ولا ينفذهما النظام.