المشكلة: وسيطان وعميل واحد
في المكاتب العقارية يحدث كثيراً أن يعرف وسيط عقاراً مناسباً لعميل يتابعه زميله، أو أن يسأل عميل واحد عن عقارين عند وسيطين مختلفين. بدون قاعدة مكتوبة يبدأ الخلاف: من صاحب العميل؟ من يتصل به أولاً؟ كيف تُقسم العمولة إن تمت الصفقة؟ وغالباً تُحسم هذه الأسئلة بعد الصفقة، حين يكون كل طرف قد كوّن رأياً.
الهدف من الإسناد أن تُكتب القاعدة قبل الصفقة لا بعدها: طلب واضح بملاحظة، ورد واضح من صاحب العميل، ونسبة معروفة، ومدة محددة، وسجل يرجع إليه المدير عند الحاجة. هذه الصفحة تشرح ما يفعله الإسناد بالضبط وما لا يفعله.
الإسناد يعمل داخل المكتب الواحد
الإسناد في إيفا كور بين وسطاء المكتب الواحد. يرسل الوسيط طلباً بملاحظة على عميل يملكه زميل في المكتب نفسه، ولا يمتد هذا المسار إلى مكتب آخر.
أما التعاون بين مكاتب مختلفة فيمر عبر بوابة الوسيط والشريك، وهي متاحة عند الطلب وليست مفعّلة افتراضياً. إن كان عملك مع وسطاء من خارج مكتبك فاسأل عنها صراحة عند التجربة.
كيف يعمل الطلب خطوة بخطوة
- يفتح الوسيط ملف العميل الذي يتابعه زميله ويرسل طلب إسناد مع ملاحظة تشرح لماذا يطلب المشاركة، مثل عقار مناسب لديه.
- يصل الطلب إلى صاحب العميل الحالي، ويظهر أيضاً في لوحة الوسيط ضمن طلبات الإسناد.
- إن قبل صاحب العميل، يصبح العميل مشتركاً ويُضاف الطالب وسيطاً مشاركاً.
- تُطبَّق نسبة العمولة الافتراضية 60/40، يحتفظ صاحب العميل بـ60 ويأخذ الطالب 40، ويحدد المكتب السياسة.
- إن رفض صاحب العميل أو لم يرد خلال 24 ساعة، تبدأ مدة احتفاظ.
- تنتهي المدة إما بإتمام صاحب العميل للصفقة فيبقى العميل عنده، أو بانتقال العميل إلى الطالب إن لم تتم الصفقة.
القبول والرفض وانتهاء المهلة
| الحالة | ما يحدث للعميل | ما يحدث للعمولة |
|---|---|---|
| قبول صاحب العميل | يصبح مشتركاً ويُضاف الطالب وسيطاً مشاركاً | 60/40 افتراضياً، يحتفظ صاحب العميل بـ60، والمكتب يضبط السياسة |
| رفض صاحب العميل | تبدأ مدة احتفاظ | لا يُضاف الطالب وسيطاً مشاركاً، والعمولة تتبع سياسة المكتب |
| لا رد خلال 24 ساعة | تبدأ مدة احتفاظ كما في الرفض | كما في الرفض |
| انتهاء مدة الاحتفاظ والصفقة لم تتم | ينتقل العميل إلى الطالب | تتبع سياسة المكتب بعد الانتقال |
| صفقة مكتملة | لا ينتقل العميل أبداً | تبقى لصاحب الصفقة بحسب القاعدة المسجلة |
مدة الاحتفاظ: قاعدة عادلة للطرفين
مدة الاحتفاظ تحمي صاحب العميل من فقدانه بمجرد طلب، وتحمي الطالب من عميل يُترك بلا متابعة. المدة الافتراضية ثلاثة أيام، ويستطيع المكتب ضبطها من يوم إلى سبعة أيام بحسب إيقاع عمله. في هذه المدة على صاحب العميل أن يتحرك ويُنهي الصفقة؛ فإن لم يفعل انتقل العميل إلى الطالب.
الصفقات المكتملة لا تنتقل. فلا يمكن لطلب إسناد لاحق أن يسحب عميلاً أُغلقت صفقته. هذا قيد مقصود حتى لا تتحول الأداة إلى طريقة للاستيلاء على نتيجة عمل غيرك.
السجل والمراجعة
- كل طلب يحتفظ بتاريخه: من أرسل، ومتى، وبأي ملاحظة، ومن قبل أو رفض أو لم يرد.
- بداية مدة الاحتفاظ ونهايتها ونتيجتها تُسجَّل في سجل الطلب.
- لوحة الوسيط تعرض صفقاته وعمولته المتوقعة وطلبات الإسناد وروابط عملائه.
- المدير يرجع إلى السجل عند أي خلاف بدل الاعتماد على الذاكرة أو رسائل متفرقة.
العمولة: من الإسناد إلى سجلات المكتب
الإسناد يحدد نسبة التقسيم بين الوسطاء داخل المكتب. أما قواعد العمولة وتقسيمها واعتمادها وسجلات دفعها على مستوى المكتب فتأتي من وحدة «الرواتب والعمولات»، وهي ضمن حزمة المكتب ومتاحة عند الطلب وليست مفعّلة تلقائياً.
وإن أردت أن تتوزع العملاء الجدد على الوسطاء قبل أي إسناد، فراجع توزيع العملاء، وتفاصيل الصورة الكاملة في نظام CRM العقاري.
ما يقوله نظام الوساطة العقارية
لم نتحقق في هذه المراجعة من نص بعينه، لذلك لا نقتبس مادة نظامية هنا. الذي يمكن قوله بوجه عام أن نظام الوساطة العقارية وعقد الوساطة بين المكتب والمالك أو العميل هما ما يحكم العمولة وحقوق الوسيط. ينبغي لكل مكتب أن يراجع النص الحالي مع الهيئة العامة للعقار (REGA) أو مستشار نظامي قبل أن يضع سياسة التقسيم.
إيفا كور أداة تنظيم وتوثيق؛ لا تقدم استشارة نظامية، ونسبة 60/40 افتراضية يغيّرها المكتب ولا تعبّر عن حكم نظامي.
ما يحتاجه المكتب ليبدأ
- قرار من الإدارة بسياسة التقسيم، وهل تبقى 60/40 أم تتغير.
- اختيار مدة الاحتفاظ بين يوم وسبعة أيام، والثلاثة أيام هي البداية الافتراضية.
- اتفاق داخلي على أن الإسناد هو المرجع عند الخلاف، لا المحادثات الجانبية.
- تدريب قصير للوسطاء على كتابة ملاحظة واضحة مع كل طلب.
قبل أن تبدأ
- الإسناد بين وسطاء المكتب الواحد فقط؛ التعاون بين المكاتب عبر بوابة الوسيط وهي متاحة عند الطلب.
- النسبة 60/40 افتراضية يعدلها المكتب، وليست رأياً نظامياً ولا استشارة قانونية.
- وحدة الرواتب والعمولات على مستوى المكتب متاحة عند الطلب، وإيفا كور لا تنفذ تحويل الأموال.
- لا يمنع النظام الخلاف الشخصي بين الوسطاء؛ هو يوفر قاعدة وسجلاً يرجع إليهما المدير.
أسئلة شائعة
- هل يعمل الإسناد بين مكتبين مختلفين؟
لا. الإسناد بين وسطاء المكتب الواحد. التعاون بين مكاتب مختلفة يمر عبر بوابة الوسيط والشريك، وهي متاحة عند الطلب.
- ما نسبة العمولة الافتراضية؟
60/40 افتراضياً: يحتفظ صاحب العميل بـ60 ويأخذ الوسيط الطالب 40. المكتب هو من يضع السياسة ويستطيع تغييرها.
- ماذا يحدث إذا لم يرد صاحب العميل؟
إذا رفض أو لم يرد خلال 24 ساعة تبدأ مدة احتفاظ، افتراضيها ثلاثة أيام ويضبطها المكتب من يوم إلى سبعة. فإذا انتهت دون إتمام الصفقة انتقل العميل إلى الطالب.
- هل يمكن أن ينتقل عميل أُغلقت صفقته؟
لا. الصفقات المكتملة لا تنتقل مهما كان الطلب.
- هل تُسجَّل العمولة وتُدفع من النظام؟
الإسناد يحدد نسبة التقسيم. سجلات العمولات والرواتب على مستوى المكتب جزء من حزمة المكتب وهي متاحة عند الطلب. النظام لا ينفذ الدفع بنفسه.
- هل 60/40 هي ما يفرضه النظام؟
لا. هي قيمة افتراضية في الأداة. العمولة تحكمها أنظمة الوساطة وعقد الوساطة، ويحسن بالمكتب مراجعة النص الحالي مع الهيئة العامة للعقار.