توزيع العملاء تلقائياً: قواعد مكتبك تقرر وجهة كل عميل جديد

ما هو؟

قائمة قواعد واحدة مرتبة تحدد وجهة العميل الذي يدخل المكتب من نماذج الموقع، أو نماذج إعلانات ميتا وسناب شات، أو تسجيل يوم الإطلاق، أو بوابة الوسطاء، أو نموذج التأهيل التمويلي، أو يسجله موظف قسم التلي. أما من يراسلك مباشرة على واتساب أو إنستقرام أو تيك توك فيُسنَد بحسب الخط الذي وصل عليه، لا بهذه القواعد. كل قاعدة شرط واحد (الخط، المنطقة، المشروع، أو المصدر) ووجهة: فريق أو قسم التلي. وفي آخر القائمة وجهة احتياطية دائمة حتى لا يبقى عميل بلا وجهة.

لمن هو؟

• مكتب فيه أكثر من فريق ويريد أن يصل عميل نموذج الموقع أو إعلانات ميتا إلى الفريق المناسب دون أن يتدخل المالك في كل عميل.
• مالك يبيع مشروعاً بعينه ويريد أن يذهب كل استفسار عن هذا المشروع إلى فريق مخصص له.
• مكتب يستقبل عملاء من مصادر متعددة ويريد أن يمر بعضها على قسم التلي للتأهيل قبل أن يصل إلى المبيعات.
• مدير لا يثق بالتوزيع اليدوي لأن العميل الجديد يتأخر عند من لم ينتبه له.

ما المشكلة التي يحلها؟

• العميل الجديد يصل إلى الجميع أو إلى لا أحد، فيتأخر الرد ويضيع الاهتمام.
• المالك يتحول إلى موزّع يدوي يفتح كل عميل ويسأل: لمن هذا؟
• لا أحد يعرف لماذا ذهب هذا العميل إلى هذا الفريق، فيصعب تصحيح القواعد.
• تغيير القواعد مخاطرة لأنك لا تعرف أثرها على العملاء قبل أن تحفظها.

كيف يعمل خطوة بخطوة؟

1. افتح «الإعدادات ← توزيع العملاء». الصفحة للمالك وحده، وتظهر حين يكون في مكتبك فرق مفعّلة.
2. اضغط «إضافة قاعدة» واختر الشرط: الخط أو المنطقة أو المشروع أو المصدر، ثم القيمة التي يجب أن يساويها. تمر على القواعد اليوم الأبواب التالية: إعلانات ميتا وسناب شات والموقع وبوابة الوسطاء ويوم الإطلاق وقسم التلي. تظهر في قائمة المصادر أيضاً واتساب وإنستقرام وتيك توك والإدخال اليدوي، لكن هذه الأبواب لا تمر على القواعد فلن تنطبق قاعدة عليها. المنطقة تأتي من تسجيل قسم التلي، والمشروع من الموقع ويوم الإطلاق وبوابة الوسطاء.
3. اختر وجهة القاعدة: فريق محدد أو «قسم التلي». رتّب القواعد، فأول قاعدة تنطبق تفوز.
4. حدّد الوجهة الاحتياطية لكل عميل لا تنطبق عليه أي قاعدة. هي دائماً آخر الترتيب مهما كان ترتيبك.
5. اضغط «تجربة على عملاء الأسبوع الماضي». يعرض النظام من أصل كم عميلاً سيتغير مصير كم عميل، وجدولاً بالعملاء المتأثرين (حتى 50 في الجدول) بوجهتهم الحالية والجديدة. التجربة لا تكتب شيئاً، وقاعدة «الخط» لا يمكن اختبارها على عملاء سابقين.
6. اضغط «حفظ الإعدادات». الحفظ يستبدل قائمة القواعد كاملة دفعة واحدة، فلا تبقى قائمة نصف محدثة.
7. عند وصول عميل جديد بلا موظف، يقيّم النظام القواعد بالترتيب. إن كانت الوجهة فريقاً، اختار موظف المبيعات الأقل عملاء مفتوحين في ذلك الفريق، وأسنده له تلقائياً، وأشعر الموظف وقائد الفريق.
8. راجع النتيجة في الخط الزمني للعميل: يظهر حدث «وُجّه» مع الوجهة (وبعبارة «وجهة احتياطية» إن كانت هي التي قررت)، ويُحفظ ملخص القاعدة مع العميل.
9. إن رفض الفريق العميل يعود فوراً إلى قسم التلي ليعيد التأهيل، وكذلك العميل الذي وصل الفريق دون موظف يستلمه وبقي دون تواصل حتى انتهاء المهلة (التفاصيل في صفحة قسم التلي).

ماذا يتضمن؟

• قواعد مرتبة بشرط واحد لكل قاعدة: الخط أو المنطقة أو المشروع أو المصدر.
• وجهة احتياطية دائمة تُقيَّم أخيراً مهما كان ترتيبها.
• تجربة القواعد على عملاء الأسبوع الماضي (حتى 500 عميل) قبل الحفظ، دون كتابة أي تغيير.
• إسناد تلقائي لموظف المبيعات الأقل عملاء مفتوحين في الفريق، مع تجاوز الموظف الذي في إجازة معتمدة.
• إشعار للموظف داخل التطبيق، وعلى واتساب إن كان له رقم وسمحت تفضيلات الإشعارات (لا يُرسل واتساب للعميل الذي يوجّهه قسم التلي)، وإشعار لقائد الفريق.
• حفظ ملخص القاعدة التي قررت الوجهة وسجل ملكية لكل نقلة.

السعر وما تدفعه لجهات أخرى

منتجات ذات صلة

تنظيم محادثات واتساب لفريق المكتب العقاريقياس زمن الرد والتحويل إلى معاينة في المكتب العقاري