آخر تحديث
المصروفات والطلبات: إيصالات وسلسلة موافقة واضحة
المصروفات والطلبات في حزمة المكتب هي مسار يقدّم فيه الموظف طلب شراء أو استرداد مصروف مع إيصاله، فيراجعه المالك أو المالية ويعتمده ويسجّل سداده. الإيصال بحجم أقصاه 5 ميغابايت. النظام يوثّق السداد ولا يحوّل أموالاً. وهي إضافة تختارها عند التسجيل.
15 ر.س / موظف / شهر (حد أدنى 149)
أنشئ حساب مكتبكما هو؟
تُسجَّل كل مصروفات مكتبك في طلبات لها نوع وفئة ووصف وتاريخ وعملة ومبلغ. يمر الطلب بحالات: بانتظار المراجعة، معتمد، سداد مسجّل، مرفوض، ملغى، ومعكوس. وكل تعديل يُنشئ إصداراً جديداً دون أن يمحو السابق.
لمن هو؟
- مكتب يدفع وسطاؤه من جيوبهم رسوم إعلان أو تصوير أو مواصلات ثم يطالبون باستردادها.
- مالك يريد أن يوافق على طلب الشراء قبل أن يُصرف ريال واحد.
- مالية المكتب التي تحتاج إيصالاً مرفقاً ومرجع حوالة لكل مبلغ مسدَّد.
- مكتب يريد إجماليات المصروفات حسب العملة والحالة دون جمع الأرقام يدوياً.
ما المشكلة التي يحلها؟
- طلبات الاسترداد تصل في الواتساب بصور إيصالات متفرقة يصعب ربطها بمبلغ.
- لا يعرف الموظف هل اعتُمد طلبه أم سُدّد أم رُفض ولماذا.
- إعادة إرسال الطلب بعد تعديله تمحو ما قاله أول مرة.
- المالك يكتشف المصروف بعد صرفه لا قبله.
كيف يعمل خطوة بخطوة؟
- فعّل حزمة المكتب عند التسجيل وافتح «المصروفات والطلبات» من لوحة التحكم.
- يضغط الموظف «طلب جديد» ويختار نوع الطلب: «طلب شراء» أو «استرداد مصروف».
- يكتب الفئة والتاريخ بتوقيت الرياض والعملة والمبلغ والوصف، ويرفق الإيصال؛ وهو إلزامي للاسترداد واختياري لطلب الشراء.
- يظهر الطلب بحالة «بانتظار المراجعة»، ويُنبَّه المالك إليه في «اليوم».
- يراجع المالك أو المالية الطلب ثم يختار «اعتماد الطلب» أو «رفض» مع سبب مكتوب.
- بعد الدفع خارج النظام، تسجّل «السداد» بمرجع الحوالة وتاريخها.
- إذا لزم تعديل، يختار الموظف «تعديل وإعادة الإرسال» فيُنشأ إصدار جديد للمراجعة ويُحفظ السابق بإيصاله واعتماده.
- تراجع «الإجماليات حسب العملة والحالة» وتنزّل «كشف CSV» عند الحاجة.
- يُراجَع «سجل الطلب» لمعرفة من قرر ماذا ومتى.
ماذا يتضمن؟
- نوعان من الطلبات: طلب شراء واسترداد مصروف.
- إيصال PDF أو JPEG أو PNG، إلزامي للاسترداد.
- خمس عملات: SAR وUSD وEUR وKWD وJPY.
- إصدارات متتالية لكل طلب، يُحفظ فيها الإصدار السابق.
- اعتماد ورفض وإلغاء وسداد وعكس بسبب أو مرجع مكتوب.
- إجماليات حسب العملة والحالة وكشف CSV وسجل لكل طلب.
الحدود والاستخدام العادل
- الإيصال بحجم أقصاه 5 ميغابايت، بصيغة PDF أو JPEG أو PNG.
- تسجيل السداد يوثّق إجراءً خارج النظام ولا يحوّل أموالاً.
- الإجماليات لا تجمع العملات المختلفة، وتحسب الإصدارات الحالية فقط.
- لا يعتمد المالية طلبه الشخصي؛ ذلك للمالك وحده.
- الموظف يرى طلباته فقط، وطلبات المكتب كلها للمالك والمالية.
- لا يحسب النظام ضرائب ولا يربط حساباً بنكياً أو برنامج محاسبة.
السعر وما تدفعه لجهات أخرى
| البند | السعر | تحاسبك عليه |
|---|---|---|
| حزمة المكتب | 15 ر.س / موظف / شهر (حد أدنى 149) | إيفا كور |
| عمولات الموظفين + المصروفات والطلبات والموافقاتبدل الحزمة | 8 ر.س / موظف / شهر | إيفا كور |
الاشتراك السنوي يُدفع بعشرة أشهر عن اثني عشر شهراً. الأسعار
أسئلة شائعة
- ما الفرق بين طلب الشراء واسترداد المصروف؟
- طلب الشراء يُقدَّم قبل الصرف لتوافق عليه، واسترداد المصروف يُقدَّم بعد أن دفع الموظف من ماله. الإيصال إلزامي للاسترداد واختياري لطلب الشراء، وتاريخ الاسترداد لا يكون في المستقبل.
- ماذا يحدث إذا عدّل الموظف طلبه بعد الاعتماد؟
- يُنشأ إصدار جديد يُرسل للمراجعة من جديد. الإصدار السابق يبقى محفوظاً بإيصاله واعتماده، ولا ينتقل الاعتماد إلى الإصدار الجديد.
- هل يدفع النظام للموظف؟
- لا، النظام لا يدفع ولا يحوّل. تسجّل السداد بعد أن تدفع بطريقتك، مع مرجع الحوالة وتاريخها.
- من يستطيع اعتماد الطلبات؟
- يعتمد المالك أو من يحمل دور المالية. لا يراجع المالية طلبه الشخصي، وللمالك وحده اعتماد طلب نفسه.
- هل يمكن للموظف سحب طلبه؟
- نعم، يسحب الموظف طلبه ما دام «بانتظار المراجعة». بعد الاعتماد يستطيع المالك أو المالية إلغاءه، وبعد السداد عكسه، وكلاهما مع ذكر السبب.
- كيف أعرف مجموع المصروفات؟
- تعرض الصفحة «الإجماليات حسب العملة والحالة»، فترى مثلاً ما هو معتمد وما سُدّد لكل عملة. تُحسب الإصدارات الحالية فقط ولا تُجمع العملات معاً.